Boekhouden in Excel of met een boekhoudpakket?
Als kleine ondernemer doet u de boekhouding misschien nog in Excel. Het programma staat toch al op uw computer en u kunt er prima mee werken. Het gebruik van een (online) boekhoudpakket biedt echter vele voordelen. Bent u als ZZP’er of startende ondernemer toch op zoek naar een compleet en gebruiksvriendelijk Excel template voor uw boekhouding? Kijk dan eens op Excel boekhouden voor een goed boekhoud-template op je boekhouding op orde te brengen.
Wij hebben de 10 belangrijke verschillen tussen Excel boekhouden en een online boekhoudprogramma op een rijtje gezet.
1 Voorkom fouten in uw boekhouding
Het grootste gevaar van een boekhouding in Excel is dat u gemakkelijk fouten maakt. Bijvoorbeeld bij het berekenen van een factuurbedrag of de btw. Excel biedt wel de mogelijkheid om formules in te voegen, zodat berekeningen automatisch worden verricht, maar dit blijft handwerk en is dus foutgevoelig.
Een (online) boekhoudprogramma berekent automatisch factuurbedragen en de btw. Op deze manier maakt u niet alleen minder fouten, maar bespaart u ook veel tijd op uw boekhouding.
2 De btw
Een (online) boekhoudprogramma berekent niet alleen de btw over een product, dienst of factuur, maar houdt ook bij hoeveel btw u moet afdragen of terugkrijgt. De meeste boekhoudpakketten faciliteren ook het versturen van de btw-aangifte vanuit de boekhoudomgeving. Zo verstuurt u in een paar klikken de btw-aangifte naar de Belastingdienst.
3 Overzichten
Met een (online) boekhoudpakket heeft u meer inzicht in de huidige stand van zaken. Boekhoudprogramma’s genereren diverse overzichten van uw boekhouding. Zo kunt u snel zien hoeveel geld u over een bepaalde periode heeft verdiend of uitgegeven en wat de winst is die daaruit voortvloeit. Vaak kunt u ook overzichten opvragen per grootboekrekening of relatie.
Online relatieoverzicht
Naast overzichten omtrent uw financiële situatie vindt u in een boekhoudprogramma vaak ook de mogelijkheid om een relatiebestand op te zetten. Daardoor koppelt u inkomende en uitgaande facturen en betalingen makkelijk aan een klant of leverancier.
4 Digitale opslag
Nooit meer een map of doos vol met bonnetjes, rekeningen en facturen. Bewaar in plaats daarvan uw bewijsstukken in een digitale ‘schoenendoos’. Zo raakt u nooit iets kwijt en heeft u altijd toegang tot uw archief. Scan, mail of fotografeer facturen en bonnetjes en bewaar deze online.
Automatisch herkennen
Sommige boekhoudpakketten bieden bij een digitale opslag de mogelijkheid om facturen en bonnetjes automatisch te herkennen. Het boekhoudprogramma ‘leest’ dan als het ware de factuur en maakt hier een boeking van.
5 Online factureren
Naast online boekhouden, kunt u met de meeste boekhoudsoftware ook online factureren. U maakt snel een rekening met verschillende producten of diensten of met de uren voor een project of over een bepaalde periode. Maak facturen op in het boekhoudpakket en verstuur deze in enkele klikken naar uw klanten. Terugkerende facturen maakt u eenmalig aan en deze worden vanzelf voor u klaargezet.
Overzicht van openstaande rekeningen
In de meeste boekhoudpakketten vindt u een overzicht van openstaande rekeningen. Zo ziet u snel of er nog facturen betaald moeten worden en of u contact moet opnemen met een klant.
6 Houd uw gewerkte uren bij
Veelal kunt u in uw boekhoudpakket de gewerkte uren bijhouden. Registreer de gewerkte uren per project, klant of periode en bewaar zo het overzicht. Deze uren verwerkt u meestal in een paar klikken in een factuur om zo de betaling rond te krijgen.
7 Online samenwerken
Met een online boekhoudpakket werkt u online samen met collega’s, medewerkers en uw accountant/boekhouder. Zij kunnen bijvoorbeeld hun eigen uren bijhouden of de boekhouding controleren.
8 Altijd inzicht in de boekhouding
Als u kiest voor een online boekhouding in de cloud heeft u altijd toegang tot uw gegevens. Het maakt niet uit welk apparaat u gebruikt of waar u zich bevindt. Heeft u een device en internetverbinding? Dan heeft u toegang tot uw boekhouding.
9 Bespaar tijd op de boekhouding
Een (online) boekhoudpakket automatiseert uw boekhouding. Door koppelingen met uw bank, webshop, betaalmiddelen en incassobureau bespaart u veel tijd. U hoeft bijna niets meer zelf te doen; de meeste processen gaan vanzelf.
10 Hulp bij uw boekhouding
Het laatste, maar zeker niet minst belangrijke voordeel van een (online) boekhoudpakket; de hulpfuncties. Bij een boekhoudprogramma krijgt u verschillende hulpmiddelen zoals handleidingen, trainingsvideo’s, webinars en cursussen. Bovendien krijgt u bij een boekhoudpakket meestal de mogelijkheid om gratis te bellen met een helpdesk. Ook bij boekhoudkundige vragen kunnen zij u vaak helpen.
Meer over boekhoudpakketten vergelijken
Lees ook onze andere blogs over het kiezen van het juiste boekhoudpakket of bekijk de Top 3 beste boekhoudpakketten.