De bankkoppeling
Online boekhouden is eenvoudig, veilig en bespaart veel tijd. Door het koppelen van de boekhouding aan verschillende andere systemen, hoeft u bijna niets meer handmatig te doen. Een belangrijke koppeling voor uw boekhouding is die met uw bank.
De voordelen van een bankkoppeling
Door het koppelen van uw bank aan uw boekhouding bespaart u tijd en voorkomt u het maken van typ- of rekenfouten. Een bankkoppeling zorgt ervoor dat banktransacties automatisch in de boekhouding verschijnen en worden verwerkt. Betalingen hoeven niet meer handmatig worden ingevoerd, waardoor u minder fouten maakt.
Hoe werkt een bankkoppeling?
De bankkoppeling werkt eigenlijk in drie stappen: importeren, verwerken en controleren.
Importeren
Afhankelijk van de afspraken tussen het boekhoudpakket en de bank worden bij- en afschrijvingen live of dagelijks geïmporteerd. Bij een live (of realtime) koppeling worden transacties altijd direct in de boekhouding geplaatst. Bij dagelijkse import worden de transacties iedere dag of bijvoorbeeld op drie vaste dagen in de week geïmporteerd. Sommige bankkoppelingen importeren alleen op werkdagen.
Verwerken
Het verwerken van de betalingen is het koppelen van een transactie aan een openstaande post. De bankkoppeling vergelijkt alle bij- en afschrijvingen met openstaande facturen/rekeningen en probeert deze tegen elkaar weg te strepen. Hiervoor vergelijkt het systeem in de meeste gevallen het bedrag, het factuurnummer en de naam van de klant of leverancier. Komen de gegevens overeen? Dan wordt de transactie verwerkt.
Controleren
Soms blijven er transacties open staan, omdat deze niet overeen komen met een openstaande post. Een klant heeft bijvoorbeeld het verkeerde factuurnummer ingevuld of te weinig betaald en een afschriftregel kan niet automatisch worden verwerkt. Overgebleven afschriftregels verwerkt u door deze handmatig te koppelen aan een factuur.
Automatische importregels
Als importregels niet automatisch worden verwerkt, kan dat ook een andere oorzaak hebben. Sommige betalingen worden namelijk niet gedaan op basis van een factuur. Denk hierbij aan terugkerende betalingen voor bijvoorbeeld huur of telefoonkosten. Doordat u hiervan niet steeds een factuur krijgt, kan de betaling niet automatisch verwerkt worden.
De meeste boekhoudpakketten hebben hiervoor echter een oplossing: automatische importregels. Deze maakt u aan in de boekhouding voor de vaste uitgaven waarvan u geen factuur krijgt. U maakt bijvoorbeeld een importregel aan voor uw telefoonkosten. U geeft aan om welk bedrag het gaat, welke kenmerken er in de omschrijving staan en soms ook de naam van de debiteur/crediteur. De bankkoppeling vergelijkt de geïmporteerde bankafschriften dan niet alleen met openstaande posten, maar ook met de automatische importregels.
Wat kost een bankkoppeling?
In de meeste gevallen is een koppeling tussen uw boekhouding en bankrekening gratis. Soms betaalt u een klein bedrag per maand voor de koppeling.
Liever handmatig koppelen?
Heeft u maar weinig transacties of geeft u liever geen geld uit aan een koppeling? Bij de meeste boekhoudpakketten kunt u ook kiezen voor het handmatig koppelen van uw bankrekening. In dat geval importeert u de bankafschriften zelf in de boekhouding. Hiervoor exporteert u transacties vanuit uw online bankieren omgeving in de vorm van een MT940- of CSV-bestand. Dit bestand plaatst u vervolgens in het boekhoudpakket. De verwerking van de transacties verloopt hetzelfde als bij de automatische koppeling.
Kies het juiste boekhoudpakket
Bent u op zoek naar een (nieuw) boekhoudpakket? Kies dan voor een boekhoudpakket met een bankkoppeling. Dit bespaart veel tijd en gedoe.
Meer over boekhoudpakketten vergelijken
Lees ook onze andere blogs over het kiezen van het juiste boekhoudpakket of bekijk de Top 3 beste boekhoudpakketten.