Offline of online boekhouden?
Bijna niemand maakt nog gebruik van een papieren boekhouding. Ondernemers, verenigingen, stichtingen, accountants en boekhouders stappen en masse over op een elektronische boekhouding. Hiervoor maken zij bijvoorbeeld gebruik van Excel, maar steeds meer mensen stappen over op een boekhoudpakket. Dit biedt als voordeel dat berekeningen niet meer handmatig verricht worden en dat veel processen automatisch verlopen. Bij de keuze voor een boekhoudpakket moet u verschillende afwegingen maken; hoeveel mag het pakket kosten? Met welke apparaten wilt u het pakket kunnen gebruiken? En welke hulpfuncties biedt het pakket? Voordat u over deze vragen na gaat denken, moet u echter eerst een andere keuze maken; offline of online boekhouden.
De verschillen tussen een offline en online boekhoudpakket
1. Eenmalig aanschaffen of boekhouden in de cloud
Een offline boekhoudpakket schaft u eenmalig aan voor één installatie op één apparaat. U koopt het pakket in de vorm van een CD-Rom, USB-stick of download en installeert dit op het gewenste apparaat. Vervolgens kunt u onbeperkt, zonder extra kosten gebruik blijven maken van dit pakket.
Bij een online boekhoudpakket werkt dit anders. Voor online boekhoudsoftware is geen installatie nodig. Het maakt ook niet uit of u uw boekhouding gebruikt via uw desktop, laptop of tablet; een online boekhouding is altijd en overal toegankelijk, omdat deze zich bevindt in de cloud. U gaat simpelweg naar de website van de aanbieder, logt in met een gebruikersnaam en wachtwoord en u kunt beginnen met boekhouden. Hieraan zijn, in de meeste gevallen, wel kosten verbonden. Meestal sluit u een abonnement af voor een maand of een jaar.
2. De toegankelijkheid van uw boekhouding
Doordat een online boekhouding zich in de cloud bevindt, is deze altijd en overal toegankelijk vanaf elk apparaat. U kunt boekhouden met uw laptop, tablet of telefoon en het maakt ook niet uit van welk besturingssysteem u gebruikmaakt. Zo kunt u het ene moment boekhouden met uw Macbook en het volgende met de Windows PC van een vriend.
Wanneer u gebruikmaakt van een offline boekhouding installeert u deze op één computer. U kunt dus niet boekhouden met uw tablet of telefoon en de boekhouding is slechts geschikt voor één besturingssysteem.
3. Een back-up van uw boekhouding
Wanneer u van uw offline boekhouding een back-up wilt, moet u deze zelf maken. Deze back-up moet u opslaan op uw computer of een externe opslaglocatie. Deze manier van opslag is niet erg veilig, aangezien uw boekhouding op deze manier kan beschadigen of gestolen kan worden. Daarnaast maakt u waarschijnlijk niet dagelijks een back-up en de kans dat er gegevens verloren gaan, is dus aanwezig.
Van een online boekhouding wordt door de meeste aanbieders dagelijks een back-up gemaakt. Deze back-up wordt online gemaakt en is dus veilig voor diefstal en schade en neemt geen geheugen in beslag op uw computer. Daarnaast hoeft u niet zelf te denken aan het maken van een back-up, aangezien dit automatisch gebeurt.
4. Updates van uw boekhoudpakket
Online boekhoudpakketten zijn constant in ontwikkeling. De wetgeving rondom ondernemen verandert en dus moet ook een boekhoudpakket voortdurend up-to-date zijn. Bij een online boekhoudpakket is dit geen enkel probleem. Het pakket bevindt zich immers in de cloud en kan door de beheerder op ieder moment worden aangepast. Zo weet u zeker dat uw boekhoudpakket altijd met de tijd meegaat.
Een offline boekhoudpakket kan niet worden aangepast. Wanneer een nieuwe versie beschikbaar is, zal deze nieuwe versie, of een update van de vorige versie moeten worden aangeschaft. Deze versie of update moet dan weer geïnstalleerd worden op het gewenste apparaat en kan gebruikt worden tot er eventueel weer een nieuwe versie beschikbaar is.
5. Een interactieve boekhouding
Veel ondernemers vinden het prettig om de boekhouding te laten controleren of samen met een accountant of boekhouder te doen. Daarnaast zijn vaak meerdere mensen geïnteresseerd in of verantwoordelijk voor de boekhouding. In deze gevallen is het handig als de boekhouding door meerdere mensen kan worden ingezien en/of gewijzigd. Met een online boekhouding is dat heel eenvoudig te realiseren. Vanuit verschillende locaties kunnen mensen inloggen in de boekhouding en deze controleren en/of wijzigen. Zakenpartners kunnen zien hoe het staat met de financiën en of de boekhouding nog klopt. Een accountant of boekhouder kan eenvoudig de boekhouding controleren en wijzigingen aanbrengen waar nodig. Het toevoegen van een accountant, boekhouder of extra gebruiker is in de meeste gevallen zelfs kosteloos.
Bij een offline boekhoudpakket is samenwerken een stuk lastiger. De boekhouding is slechts toegankelijk vanaf één locatie en voor een eventuele samenwerking is dus een fysieke ontmoeting noodzakelijk. In het geval van een accountant of boekhouder kan dit de kosten behoorlijk doen oplopen. Bovendien is het niet mogelijk om met meerdere mensen aan de boekhouding te werken.
Kiest u voor een online of offline boekhoudpakket?
Wat ons betreft is de keuze gemakkelijk; een online boekhoudpakket biedt vele voordelen ten opzichte van een offline boekhoudpakket. Bekijk ook het overzicht van de kenmerken van online en offline boekhoudpakketten.
Meer over boekhoudpakketten vergelijken
Lees ook onze andere blogs over het kiezen van het juiste boekhoudpakket of bekijk de Top 3 beste boekhoudpakketten.